【專欄】出席會議勿帶「兩串蕉」＠蔡祐吉‧網路主播台

2008-08-25 18:36:55| 人氣1,406| 回應7 | 上一篇 | 下一篇

【專欄】出席會議勿帶「兩串蕉」

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接獲會議通知單後，你通常會有什麼反應？

A：大嘆一聲「唉，又要開會了」，然後記下時間，到時候出席。

B：開始思考「我能做什麼準備」，然後開始蒐集資料跟思考規劃。

A層次是許多上班族面對會議通知單的自然反應，被動且無奈；B層次則是比較積極參與的人，面對會議的必要態度。

比方說我們要開會，決定公司下一個前往投資的國家。如果所有人在開會前都沒有做好準備，到了會議桌上才你一言我一語地「空想」，一下拋出「中國」，一下主張到「越南」，另一個人又來個「泰國」，在沒有事前做過功課，研究幾個投資地點的異同與優劣的情況下，這些隨口「喊」出來的國家，對決策而言，完全沒有任何意義。

相反地，如果與會者從接到會議通知單那一刻開始，就針對會議主題尋找資訊、進行必要準備──想要「前進中國」者，就把中國的投資環境、法規搞清楚；有意推動「越南投資」者，就先弄清楚當地的土地、人力、資金問題；那麼，當大家進入會議室的時候，就不是雙手空空的「兩串蕉」，而能夠胸有成竹、言之有物，決策必然能夠更為順暢。

每一個與會者都必須要有這樣的認知：會議不是從「大家進會議室排排坐好，主席宣布會議開始」的那一刻才開始；廣義的會議，其實早在「籌備會議」的時候就已經在運作。

會議主事者，有必要在提早發出的開會通知上，明確讓與會者知道，會議要討論的重點，讓他們能夠有時間作準備；會議參與者，也不能輕忽「會前準備」的重要性，否則你的「兩串蕉」，很容易成為破壞會議成功的那一顆老鼠屎！

‧會議小提醒：

1.會議是從「會議室外」就已經開始。

2.進會議室前，就應該做好相關準備。

(新聞小寶貝2008年8月25日發表於自由時報)

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#會議

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小路

我好喜歡這一系列的文章喔.
問一下小寶貝:每週一篇主題式的文章.會不會有壓力啊?
很難想像.你還可以擠出時間.寫出這系列好文.

2008-08-25 21:06:15

版主回應

真是感謝！
一周一篇，還真有點壓力，我也不知道能寫多久、找出多少角度？盡量努力就是了！

2008-08-27 13:54:32

艾姬

每週都要主持一次會議的我
算是B型的人種啦！
因為我覺得做好會議的準備
是對於與會同仁的一種尊重
既然大家抽空來開會
如果啥也沒準備
就是浪費彼此時間而已
所以我寧願多花一點時間
即使前一晚加班
也要準備好資料，盡量讓會議有其效益

2008-08-26 22:44:20

版主回應

妳真是用心開會的人啊！
如果大家都能用這種態度開會，會議一定都會更有效率跟效果。

2008-08-27 13:55:29

悠然見南山

nice article

2008-08-27 14:39:18

版主回應

thanks!

2008-09-15 18:48:24

ㄚ全

你的網站走深度路線
我鋼架好的部落格走的卻是心情路線
剛剛架好沒事來逛逛

2008-08-30 00:20:42

版主回應

你的心情路線寫得真好啊，我有偷偷去潛水了幾次呢！

2008-09-15 18:49:01

朝雲

完全切入重點啊
會議的時候真的常常會有沒準備的人
兩串蕉的確就是老鼠屎的溫床啊~

2008-09-05 13:23:51

版主回應

是啊！

2008-09-15 18:49:21

小兒

補充：C型人種

（會前）
C:是喔...要開會啦？幹麻要開...

（會後）
C:開會說啥,決策是？

完全的狀況外....

------------------------------

我是D型人種

除了自己準備開會事項,並提醒同事要準備行動手冊　分享案例　書面報告...八拉八拉

是D逃型的熱心笨瓜一隻...= =

2008-09-20 00:20:56

版主回應

謝謝補充，形形色色的會議人種真有趣耶！

2008-09-23 12:19:33

杞人

這系列文章好好看啊
問題我是A和B兩種綜合體耶
(會影響到我就當B；當B沒有用就當A 會議中塗壓畫小狗)
這樣會不會太....

2008-09-20 00:32:26

版主回應

謝謝支持。我想每個人都同時扮演過不同的角色吧！

2008-09-23 12:20:06

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