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當公司的某個部門似乎出現問題時，公司如何才能找出病因，進而對症下藥﹖人力資源雜誌（HR Magazine）日前報導，公司可以依照步驟，向部門主管、員工、顧客等收集完整資料，針對該部門進行正式評估。

資深人力資源主管若波（Brent Roper）指出，開始評估計劃時，公司可能會覺得千頭萬緒，許多問題糾結在一起，評估小組首先必須決定評估的範圍大小，之後依照公司預計投入的時間，找出部門最主要的問題，不要分散注意力，讓評估變得毫無重點。

若波指出，評估的步驟包括：

■對所有部門員工進行問卷調查，內容包含部門的運作方式、員工間的合作情形等問題。

■要求部門員工填寫詳細的工作日誌，以分析員工是否將時間花費在主要職責以及主管的要求上。

■訪問每一位員工，並詳細記錄。詢問員工喜歡及不喜歡他們工作的哪些部份，以及部門的程序、生產力和效率能夠如何改進。

■訪問主管，並且定期和他們溝通。除了訪問主管外，評估小組也要和主管定期召開會議，與主管討論調查的初步結果，以及可能的解決方法。在報告正式出爐前，讓主管有機會對內容回應，評估小組可以適時調整內容。

■訪問部門外的重要相關人，包括主要合作廠商等。

■檢視部門紀錄，包括預算、年度台北翻譯社報告、顧客服務報告、生產報告、員工職責分配、運貨及帳單紀錄、員工薪資及出勤紀錄等。

■觀察部門運作程序及員工的工作情形。

■收集業界的相關研究、數據、書籍及調查等資料。

■效法其他組織。尋找相似的組織，對他們進行問卷調查，詢問他們的程序、結構、員工、離職率、生產力等。評估小組必須事先有台北翻譯社心理準備，有些組織可能會拒絕幫忙。

■對客戶進行問卷調查，請客戶給予部門建議。

人力資源顧問包斯（Kathy Boas）表示，公司在進行評估時，必須抱持創造雙贏的態度。如果公司一開始就以找出部門的錯誤或應該怪罪什麼人為目的，將難以獲得員工的支持；相反地，只有創造一個正面的合作環境，台北翻譯社員工才會將評估小組視為可以幫助他們的夥伴。

此外，在進行評估前，公司可以先向部門主管解釋評估的目的，以獲得主管的支持和幫忙，並且向主管保證，公司會定期給予主管評估結果，並且讓他們有機會回應結果。公司也可以先與部門員工溝通，讓他們了解公司不是要挖出部門的失敗，而是要讓部門更有效率，並且解決問題，公司歡迎員工的想法和意見。

在評估結束後，評估小組可台北翻譯社以製作一份評估報告，內容包括：

1.目錄。

2.摘要（問題及解決方法等的概要）。

3.序言（背景資訊、台北翻譯社報告的目的及範籌、資訊收集及研究進行的方法等）。

4.問題形成的歷史。

5.效法其他公司（討論業界數據、研究、調查等）。

6.與員工溝通的心得。

7.研究員工工作日誌的心得。

8.顧客台北翻譯社調查結果。

9.研究結果及可行建議（包括預計花費等）。

10.結論。

11.附錄。